Тенденции развития процессов управления проектами, программами и портфелями проектов определяют требования к условиям их эффективной и устойчивой реализации. Одним из таких условий является достижение полноценного охвата автоматизации деятельности по управлению.
Однако, мы уже говорим о том, что есть определенный минимум, которому должна соответствовать информационная система управления. Какие требования к информационной системе можно считать этим минимумом и как не стать «заложником» собственной методологии управления? – рассмотрим в этой статье.
Ранее мы рассматривали вопрос, связанный с определением факторов успеха выбора информационной системы управления портфелем проектов (см. статью блога «Критические факторы успеха выбора информационной системы управления портфелем проектов»). В этой статье мы указали взаимосвязь между определением приоритетов управления, сопоставлением их с инструментами управления и обеспечением соответствия потребностям в управлении. Это внутренний фокус организации на то, каким путем можно формировать требования к информационной системе управления портфелем проектов. Однако есть и так называемые внешние факторы, который формирует сам рынок информационных систем управления портфелем проектов под воздействием тенденций управления портфелем проектов.
К примеру, исследование Gartner’s 2017 «Magic Quadrant for Project Portfolio Management, Worldwide» ориентированно именно на предоставление информации о том, какой функционал информационных систем управления требуется на рынке аналогичных систем сегодня, позволяющий удовлетворить требования потребителя.
Прежде всего, нам важно понимать, что автоматизация управления позволяет руководителю концентрировать в единой системе всю необходимую актуальную информацию о выполнении проектов, программ и портфелей в организации и на основании ее формировать аналитические и прогностические отчеты, которые позволяют ему принимать эффективные управленческие решения.
Также, с ее помощью осуществляется оценка эффективности инвестиционных проектов и ее моделирование в различных условиях бизнес-среды, рассчитываются показатели количественной поддержки принятия управленческих решений и осуществляется моделирование методологического содержания показателей качественной поддержки принятия управленческих решений.
То есть мы можем говорить о том, что нынешняя информационная система управления портфелем проектов должна обеспечивать работу в условиях неопределенности, позволяя моделировать и рассматривать различные варианты принятия управленческих решений.
В приведенных выше условиях, система автоматизации портфельного управления должна обеспечивать базовый функционал управления, который сосредоточен на следующих областях:
- Настраиваемость программного обеспечения относительно отдельных модулей управления;
К примеру, для достижения видимости запросов от бизнеса и формирования приоритетности бизнес-требований, необходимо иметь возможность управлять запросами в проектах от их создания (появления) до реализации (принятия решений и действий по выполнению запросов), обрабатывать каждый запрос с использованием рабочего процесса, графически отображаемом в пользовательском интерфейсе, работать с инструментами для управления спросом и настраиваемыми процессами, отслеживать запросы по датам и фактическим данным управления проектами, осуществлять контроль и управление запросами с помощью предварительно сконфигурированной страницы.
- Широкая поддержка методологий управления;
Так как любая методология/фреймворк содержит как применимые, так и мало применимые рекомендации к отдельно взятой компании, руководству приходится прибегать к совмещению методологий. Все более популярными становятся смешанные методологии/фреймворки (AgileFall, Scrumban, Lean Six Sigma). Данная тенденция основана на необходимости связать воедино процессы крупных корпораций и небольших самоорганизующихся команд. Программное обеспечение должно обеспечивать работу с различными методологиями в полной мере.
- Специализированное программное обеспечение для автоматизации проектного управления непосредственно участвует и поддерживает деятельностьОфисов управления проектами в организации;
Необходимо в полной мере обеспечить интеграцию деятельности Офиса управления проектами в среду специализированного программного обеспечения для управления проектами.
- Возможность совместной работы над проектами с помощью настраиваемой платформы с доступом через облачный и локальный сервисы и наличием мобильной платформы.
Доступ к работе в информационной системе управления должен быть предоставлен команде управления из различных источников, позволяя достигать максимально эффективную организацию совместной работы.
Как Вы считаете, перечисленные требования могут быть достаточными для определения приоритетов выбора информационной системы управления портфелем проектов? Каким способом в Вашей организации определяется возможность полного охвата автоматизации методологического обеспечения деятельности по управлению портфелем проектов?